Tietosuojaseloste
1) MISTÄ TIETOSUOJAILMOITUKSESSA ON KYSE?
Tällä tietosuojailmoituksella toimitamme sinulle tietoja siitä, kuinka ja miksi me käsittelemme sinun
henkilötietojasi rekisterinpitäjänä seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteet Koka Oy:n tarjoamien tuotteiden ostajiin
- Asiakassuhteet Hydronet-palvelua käyttäviin vesilaitoksiin
- Asiakassuhteet Hydrolink Online -palvelua käyttäviin taloyhtiöihin
- Asiakastietojen strateginen analyysi uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi
- Yhteistyösuhteet
- Markkinointi
- Viestintä
- Evästeet
- Rekrytointi
- Lakiin perustuvien velvollisuuksien noudattaminen
2) MITÄ KÄSITTEITÄ TÄSSÄ TIETOSUOJAILMOITUKSESSA KÄYTETÄÄN?
Asiakas tarkoittaa kaikkia meidän palveluidemme käyttäjiä.
Henkilötiedot tarkoittavat mitä tahansa rekisteröityä koskevaa tietoa tai tietoa, jolla rekisteröity voidaantunnistaa.
Käsittelijä tarkoittaa henkilöä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
Käsittelytarkoitus tarkoittaa syytä, miksi rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja.
Oikeusperuste tarkoittaa oikeudellista perustetta, jonka nojalla rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidynhenkilötietoja. Oikeusperusteet kuvataan tietosuoja-asetuksen artiklassa 6.
Rekisterinpitäjä tarkoittaa henkilöä, joka vastaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelystä.Rekisteröity on tietosuojalakien mukainen nimitys ihmiselle.
Tietosuojailmoitus tarkoittaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklojen 13 ja 14 nojalla laadittuadokumenttia, jolla rekisterinpitäjä informoi rekisteröityjä tavoista, joilla rekisterinpitäjä käsittelee heidänhenkilötietojansa.
3) REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii Koka Oy (y-tunnus: 0663609-3), joka sijaitsee osoitteessa
Sirrikuja 4 C, 00940 Helsinki.
Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojailmoitukseen liittyen, voit olla yhteydessä:
asiakasrekisteri(at)koka.fi.
4) TOIMIIKO KOKA OY MYÖS HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄNÄ?
Kyllä – me toimimme myös henkilötietojen käsittelijänä Hydrolink Online ja Hydronet -palveluissa, kun mekäsittelemme henkilötietoja rekisterinpitäjänä toimivan taloyhtiön tai vesilaitoksen puolesta ja lukuun.Me siis käsittelemme henkilötietoja Hydrolink Online ja Hydronet -palveluissa ainoastaan siksi, ettätaloyhtiö tai vesilaitos on päättänyt käyttää pilvipalveluamme vedenmittaukseen, joka edellyttäähenkilötietojen lataamista palveluun sekä käsittelyä palvelussa.
Toimiessamme käsittelijänä, käsittelemme henkilötietoja kulloinkin voimassa olevantietosuojasopimuksen mukaisesti.
Mikäli taloyhtiön asukkaana haluaisit saada lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä Hydronet- tai HydrolinkOnline -palvelussa, olethan yhteydessä suoraan taloyhtiösi isännöitsijään tai asianomaisen vesilaitoksenyhteyshenkilöön.
5) MIKSI KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?
Käsittelemme henkilötietojasi alla lueteltujen käsittelytarkoitusten mukaisesti. Löydätkäsittelytarkoituksia koskevista kohdista tietoa siitä, mitä henkilötietojasi me käsittelemme ja milläoikeusperusteella me käsittelemme henkilötietojasi.
a) Asiakassuhteet Koka Oy:n tarjoamien tuotteiden ostajiin
Selite: Käsittelemme henkilötietoja tuotteitamme koskevien asiakassuhteiden hoitamiseksi.
Rekisteröityjen ryhmät: Asiakas / asiakkaan yhteyshenkilö (jos asiakas on oikeushenkilö).
Henkilötietojen ryhmät: Perus- ja yhteystiedot ja pankkitilitiedot (jos asiakas on luonnollinen henkilö).
Oikeusperuste: Sopimusten täytäntöönpano.
b) Asiakassuhteet Hydronet-palvelua käyttäviin vesilaitoksiin
Selite: Käsittelemme henkilötietoja Hydronet -palvelua koskevien asiakassuhteiden hoitamiseksi.
Rekisteröityjen ryhmät: Vesilaitosten yhteyshenkilöt
Henkilötietojen ryhmät: Perus- ja yhteystiedot.
Oikeusperuste: Sopimusten täytäntöönpano.
c) Asiakassuhteet Hydrolink Online -palvelua käyttäviin taloyhtiöihin
Selite: Käsittelemme henkilötietoja Hydrolink Online -palvelua koskevien asiakassuhteiden hoitamiseksi.
Rekisteröityjen ryhmät: Taloyhtiön isännöitsijät ja hallituksen jäsenet.
Henkilötietojen ryhmät: Perus- ja yhteystiedot sekä käyttäjätunnus ja salasana.
Oikeusperuste: Sopimusten täytäntöönpano.
d) Asiakastietojen strateginen analyysi uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeidentäyttämiseksi
Selite: Käsittelemme henkilötietoja uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeidentäyttämiseksi.
Rekisteröityjen ryhmät: Kaikki asiakkaat ja mahdolliset yhteyshenkilöt.
Henkilötietojen ryhmät: Perus- ja yhteystiedot sekä palveluidemme käyttöä koskevat tiedot.
Oikeusperuste: Meidän oikeutettu etumme, jonka mukaisesti kehitämme palveluitamme. Meidänetumme ylittää rekisteröidyn edun, sillä käsittelemme henkilötietoja soveltuvan lainsäädännönmukaisesti.
HUOM! Sinulla saattaa olla oikeus käyttää vastustamisoikeutta (ks. Oikeuksiasi koskeva kohta).
e) Yhteistyösuhteet
Selite: Käsittelemme henkilötietoja yhteistyösuhteita koskeviin tarkoituksiin.
Rekisteröityjen ryhmät: Yhteistyökumppanit (yhteyshenkilöt).
Henkilötietojen ryhmät: Perus- ja yhteystiedot.
Oikeusperuste: Sopimusten täytäntöönpano.
f) Markkinointi
Selite: Käsittelemme henkilötietoja sähköpostilla toteutettavassa suoramarkkinoinnissa.
Rekisteröityjen ryhmät: Asiakkaat.
Henkilötietojen ryhmät: Perus- ja yhteystiedot sekä palveluidemme käyttöä koskevat tiedot.
Oikeusperuste: Meidän oikeutettu etumme, sillä meidän on liiketoimintamme harjoittamiseksimarkkinoitava palveluitamme. Meidän etumme ylittää rekisteröidyn edun, sillä markkinoimmepalveluitamme voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
HUOM! Sinulla on oikeus käyttää vastustamisoikeutta (ks. Oikeuksiasi koskeva kohta).
g) Viestintä
Selite: Käsittelemme henkilötietoja viestintää koskeviin tarkoituksiin.
Rekisteröityjen ryhmät: Meihin yhteydessä olevat henkilöt.
Henkilötietojen ryhmät: Perus- ja yhteystiedot sekä muut meille mahdollisesti luovutetut tiedot.
Oikeusperuste: Meidän oikeutettu etumme, sillä meidän on liiketoimintamme harjoittamiseksiharjoitettava viestintää. Meidän etumme ylittää rekisteröidyn edun, sillä rekisteröitymme olettavatmeidän harjoittavan viestintää heidän kanssansa.
HUOM! Sinulla saattaa olla oikeus käyttää vastustamisoikeutta (ks. oikeuksiasi koskeva kohta).
h) Evästeet
Selite: Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme käyttää evästeitä (ks. lisätietoja Evästeilmoituksesta).
Rekisteröityjen ryhmät: Verkkosivuillamme vierailevat henkilöt.
Henkilötietojen ryhmät: IP-osoitteet.
Oikeusperuste: Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 205 §:n mukainen suostumusei-välttämättömien evästeiden osalta.
i) Rekrytointi
Selite: Käsittelemme henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin.
Rekisteröityjen ryhmät: Työnhakijat.
Henkilötietojen ryhmät: Perus- ja yhteystiedot, CV-tiedot ja muita meille luovutetut tiedot.
Oikeusperuste: Meidän oikeutettu etumme, jonka mukaisesti hallinnoimme rekrytointiamme. Meidänetumme ylittää rekisteröidyn edun, sillä rekisteröitymme olettavat meidän käsittelevän heidänhenkilötietojansa rekrytointitarkoituksiin.
HUOM! Sinulla saattaa olla oikeus käyttää vastustamisoikeutta (ks. Oikeuksiasi koskeva kohta).
j) Lakiin perustuvien velvollisuuksien noudattaminen
Selite: Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme noudattaa lakisääteisiä velvoitteitamme osakeyhtiönä.
Rekisteröityjen ryhmät: Kaikki asiakkaat ja heidän mahdolliset yhteyshenkilönsä.
Henkilötietojen ryhmät: Lain edellyttämät henkilötiedot, kuten kirjanpitoaineisto.
Oikeusperuste: Lakisääteiset velvoitteemme (esim. tilintarkastuslaki).
6) MISTÄ KERÄÄMME HENKILÖTIETOJASI?
Keräämme sinua koskevia henkilötietoja eri tietolähteistä. Käyttämämme tietolähteet riippuvatkäsittelytarkoituksistamme.
a) Asiakassuhteet Koka Oy:n tarjoamien tuotteiden ostajiin / b) Asiakassuhteet Hydronet -palveluakäyttäviin vesilaitoksiin c) Asiakassuhteet Hydrolink Online -palvelua käyttäviin taloyhtiöihin / d) Asiakastietojen strateginen analyysi uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeiden / e)Yhteistyösuhteet / g) Viestintä / j) Lakiin perustuvien velvollisuuksien noudattaminen
Keräämme henkilötietojasi sinulta itseltäsi, yhteistyökumppaneiltamme, viranomaisilta ja eri julkisistalähteistä, kuten kaupparekisteristä.
f) Markkinointi
Keräämme henkilötietojasi sinulta itseltäsi asiakassuhteen ajan.
h) Evästeet
Keräämme henkilötietojasi evästeillä.
i) Rekrytointi
Keräämme henkilötietojasi sinulta itseltäsi, kun lähetät meille työhakemuksen. Mikäli lähetät meilletyöhakemuksen rekrytointipalveluntarjoajan palvelussa, keräämme luovuttamasi tiedot kyseisistäjärjestelmistä.
7) LUOVUTAMMEKO TAI SIIRRÄMMEKÖ HENKILÖTIETOJASI MUILLE?
Lähtökohtaisesti emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Mikäli kuitenkin pakottavalainsäädäntö tai viranomaiset edellyttävät meitä luovuttamaan henkilötietojasi, arvioimmetietosuojavastaavamme avustuksella luovutuksen lainmukaisuuden tapauskohtaisesti.Me kuitenkin jaamme eli tietosuojatermein siirrämme henkilötietojasi muille osana tavanmukaisialiiketoimiamme käyttäessämme erilaisia digitaalisia palveluita. Käytämme seuraavia henkilötietojenkäsittelijöiden tarjoamia digitaalisia palveluita, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyä:tietojensäilytyspalvelut (esim. pilvipalvelut) ja viestintäpalvelut (esim. sähköpostit). Siirtäessämmehenkilötietoja varmistamme, että siirrot toteutetaan tietoturvallisesti ja asianmukaistentietosuojasopimusten nojalla.
8) KÄSITTELEMMEKÖ HENKILÖTIETOJASI EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLA?
Henkilötietojasi voidaan käsitellä kolmansissa maissa EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tilanteissa
huolehdimme asianmukaisesta tietosuojan tasosta esim. komission vakiolausekkeilla ja muilla vastaavilla
järjestelyillä.
9) KUINKA PITKÄÄN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?
Henkilötietojesi säilytysaika riippuu siitä, mihin tarkoitukseen me henkilötietojasi käsittelemme.
Tarkistamme säännöllisesti rekistereissä olevien tietojen tarpeenmukaisuuden ja pidämme kirjaa
tarkastuksista.
a) Asiakassuhteet Koka Oy:n tarjoamien tuotteiden ostajiin / b) Asiakassuhteet Hydronet -palveluakäyttäviin vesilaitoksiin / c) Asiakassuhteet Hydrolink Online -palvelua käyttäviin taloyhtiöihin / e)Yhteistyösuhteet
Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään kuin meidän välinen sopimussuhteemme on voimassa.
d) Asiakastietojen strateginen analyysi uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeiden
Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään kuin se on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi.
f) Markkinointi
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin ne ovat olennaisia tai huomaamme, ettet enää haluavastaanottaa markkinointia.
g) Viestintä
Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja kolmen (3) vuoden ajan yhteydenoton jälkeen.
h) Evästeet
Säilytysaika riippuu evästeestä.
i) Rekrytointi
Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja korkeintaan kahdentoista (12) kuukauden ajan työhakemuksenvastaanottamisesta.
10) MITÄ OVAT TIETOSUOJAAN LIITTYVÄT OIKEUTESI?
Sinulla voi olla oikeus käyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2012) mukaisia oikeuksia:
- Tarkastusoikeus (art. 15)
- Oikaisuoikeus (art. 16)
- Poisto-oikeus (art. 17)
- Rajoittamisoikeus (art. 18)
- Siirto-oikeus (art. 20)
- Vastustamisoikeus (art. 21)
- Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, profilointi mukaan luettuna (art. 22)
Oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Sinunoikeutesi voidaan toteuttaa vasta, kun henkilöllisyytesi on varmennettu asianmukaisella tavalla.
Sinulla voi olla oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojenkäsittelyssä rikotaan tietosuojalakeja.
11) VOIKO TIETOSUOJAILMOITUSTA MUUTTAA?
Voimme yksipuolisesti muuttaa tietosuojailmoitusta. Päivitämme tietosuojailmoitusta tarpeen tullenesimerkiksi silloin, kun lainsäädännössä tapahtuu muutoksia. Muutokset tietosuojailmoituksessa astuvatvoimaan välittömästi, kun julkaisemme siitä päivitetyn version verkkosivuillamme.
Mikäli teemme tietosuojailmoitukseen huomattavia muutoksia, tai jos sen käyttötapa muuttuumerkittävästi, ilmoitamme rekisteröidyille asiasta.
(Viimeksi päivitetty 19.5.2022)