Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Koka Oy
Sirrikuja 4 C,
00920 HELSINKI

Y-tunnus: 0663609-3
Puhelin 010 286 2000

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Timo Kariluoma,
Koka Oy:n toimitusjohtaja,
asiakasrekisteri(at)koka.fi

3. Tietosuojavastaava

Timo Kariluoma,
Koka Oy:n toimitusjohtaja,
asiakasrekisteri(at)koka.fi

4. Rekisterin nimi

Koka Oy:n yritysasiakas- ja toimittajarekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Koka Oy:n yritysasiakas- ja toimittajarekisterissä ylläpidetään tietoja yrityksistä ja niiden yhteyshenkilöistä, jotka ovat Koka Oy:n asiakkaita, toimittajia tai yhteistyökumppaneita tai joihin Koka Oy:lla on muu vastaava suhde esim. palautteen tai muun syyn vuoksi. Rekisterin tietoja käytetään asiakas-, toimittaja- ja yhteistyösuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, laskuttamiseen, saatavien valvontaan, analysointiin, tilastointiin sekä tuotteiden ja palvelujen tuottamiseen. Lisäksi tietoja käytetään asiakastuen antamiseen, asiakasviestintään, myyntiin, tuotteisiin ja palveluihin liittyvien väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan sekä Koka Oy:n tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen. Rekisterin tietoja voidaan lisäksi käyttää Koka Oy:n yhteistyökumppanien markkinointiin, suoramarkkinointiin ja sen kohdistamiseen, segmentointiin, profilointiin, markkinatutkimuksiin sekä markkinointikilpailujen järjestämiseen sähköpostilla ja muilla yhteydenpitovälineillä.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää yritysten tietojen lisäksi seuraavia tietoja yritysten yhteyshenkilöistä ja ammatinharjoittajista:

1. Yhteyshenkilön perustiedot:

• tunniste/asiakasnumero, nimi, kieli
• osoite, puhelinnumerot, fax, sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot
• titteli, asema ja tehtävä yrityksessä

2. Asiakasviestintää, markkinointia ja muut yhteydenpitoa koskevat tiedot kuten

• postituslistat (esimerkiksi asiakaslehti ja uutiskirje)
• yhteyshenkilön mielenkiinnon kohteet ja muut hänen itse antamansa tiedot
• suoramarkkinointi- ja muut kiellot ja suostumukset
• tiedot lähetetyistä tarjouksista, kampanjoista, tapaamisista ja muusta yhteydenpidosta ja niiden tuloksista

3. Asiakkuutta, sopimuksia, tilauksia ja toimituksia koskevat tiedot, kuten

• tarjoukset, tilaukset, sopimukset, laskutus, reklamaatiot, palautteet ja muu asiakaskontaktihistoria
• hankitut tuotteet ja palvelut, niiden hankinnan syyt
• myyjän/ostajan tiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin hankitaan asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja seuraavista lähteistä:

1. Koka Oy:n tietoja, jotka kertyvät myynnistä, toimituksista ja muusta asiakassuhteen hoitamisesta.
2. Asiakas- tai toimittajayritykseltä tai sen yhteyshenkilöltä itseltään esim. asiakastiliä avattaessa, asiakas- ja tuotelehtiä tai uutiskirjeitä tilattaessa tai muuten asiakassuhteeseen liittyen.
3. Yrityksen www-sivuilta ja muista julkisista lähteistä kuten kaupparekisteristä, muista yritystietorekistereistä ja hakemistopalveluista.
4. Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.

8. Säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto euroopan unionin tai euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhteyshenkilöiden tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Yhteyshenkilöiden tietoja ei luovuteta Koka Oy:n ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointitarkoituksiin.

9. Evästeiden (cookies) käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin sisältämiin henkilötietoihin on pääsy Koka Oy:n työntekijöiden lisäksi ainoastaan erikseen nimetyillä alihankkijoiden työntekijöillä, joita sitoo salassapitosopimus. Rekisterin käyttö on ohjeistettu ja siihen pääsy on rajoitettu käyttöoikeushallinnalla (henkilökohtaiset käyttövaltuudet, käyttäjätunnukset ja salasanat). Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita Koka Oy:n alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään muun muassa teknisen käyttöyhteyden avulla. Tiedot on suojattu palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla. Tietoja säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Koka Oy:n tiloissa liikkuvilta edellytetään henkilökortin esillä pitämistä, eikä liikkuminen ole mahdollista ilman asianmukaista kulunvalvontakorttia.

11. Tarkastusoikeus, tietojen korjaaminen ja kielto-oikeus

Rekisteröidyillä henkilöillä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Jokaisella on myös oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Koka Oy:ta käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tarkastus- ja korjauspyynnöt sekä kiellot tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen: asiakasrekisteri(at)koka.fi. Ne voidaan myös esittää henkilökohtaisesti osoitteessa Sirrikuja 4 C, 00940 Helsinki. Tarvittaessa Koka Oy selvittää pyytäjän henkilöllisyyden ennen tietojen antamista tai korjaamista tai kieltojen toteuttamista.